個人事業主が青色申告を選択するメリットや開業時の手続きを詳しく解説

個人事業主・フリー

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青色申告と開業手続き(個人事業主・フリーランス)

個人事業主やフリーランスが、事業の確定申告を行う場合には、「青色」と「白色」という2種類の方法があります。

青色申告を利用すると、白色と比較して様々なメリットが得られます。

しかしその代わり、青色申告を満たすための事務処理や手続き、というデメリットも受け入れなければいけません。

このような負担は事務作業が苦手な方にとっては、予想以上に負担となるでしょう。

そこで、まず最初に青色申告を利用するメリットとデメリットを分かりやすく解説し、皆さんの意思決定に役立つ情報を提供します。

次に、個人事業主やフリーランスの方が、開業時に青色申告を行う場合の手続きについて、併せて解説します。

そして最後に、青色申告の開業手続きを簡単に済ませる方法として、利用料無料のサービス「開業freee」をご紹介します。

1.青色申告の概要とメリット、デメリット

まず最初に、「青色申告」とは何かについて説明します。

次に青色申告を利用するメリットとデメリットについて解説します。

(1)青色申告の概要

「青色申告」とは、個人事業主やフリーランスが帳簿記帳について国税庁が定める一定の水準を満たし、かつその記帳に従って正しく所得税を申告する場合には、所得税の計算(すなわち確定申告)において有利な取り扱いが受けられる制度のことをいいます。

少し説明が難しいですが、要するに「青色申告」を選択すると、収める税金を低く抑えられるようなメリット(つまり節税)が得られる代わりに、日々の取引を、「国が求める方法」で記録しなければならない、ということです。

青色申告を行う場合には、確定申告書とともに「青色申告決算書」を提出します。

ご参考までに下に青色申告決算書を掲載します。

青色申告決算書

このように、書類上の文字や罫線が青色(緑色)であることから、そのように呼ばれます。

これに対して白色申告(青色ではない通常の方法)の場合には、確定申告書とともに「収入内訳書」という書類を提出します。

(2)青色申告のメリット

個人事業主やフリーランスが、青色申告を選択するメリットは次の通りです。

①青色申告の特別控除(とくべつこうじょ)が受けられること

この特別控除とは、青色申告を選択し、かつ、事業所得または不動産所得を得るような個人事業主、フリーランスの方が、「複式簿記」という方法で日々の取引を記帳している場合には、所得から特別に65万円を控除(つまりマイナス)できる、ということです。

言い換えると、それだけ納める所得税は少なくて済む、ということです。

次に「複式簿記」とは、家計簿による記帳ではなく、会社で使用している記帳方法のことです。代表的なのは、日商簿記の資格試験で学習するような記帳の方法をいいます。

複式簿記を使用しない場合や、使用しており、かつ青色申告を選択しているが「山林所得」を得ているような個人事業主・フリーランスの場合には、残念ながら65万円とはいきませんが、10万円を所得から特別に控除できます。

一方で、白色申告を選択した場合には、このような所得税上の控除に関するメリットはありません。

事業スタート時から利益(所得)が発生するような場合には、青色申告の特別控除は大きなメリットといえるでしょう。

②青色事業専従者給与を必要経費にできること

生計を一にしている配偶者やその他の親族が、個人事業主・フリーランスの事業に従事している場合には、一定の要件を満たせば、その支払給与が必要経費(いわゆる費用)として認められる、という制度があります。

この場合の「個人事業主・フリーランスの事業に従事し、生計を一にしている配偶者やその他の親族」のことを「専従者(せんじゅうしゃ)」といいます。

ところで、この専従者給与ですが、青色申告と白色申告とでは、必要経費として認められるための要件やその金額が異なります。

専従者給与も上述の特別控除と同様、もちろん青色申告を選択するとメリットが大きい制度です。

具体的には青色申告の場合、専従者給与が適正と判断されれば、必要経費に計上できる金額に上限がありません。

一方で白色申告の場合には最大でも86万円までしか、必要経費として計上できません。

「必要経費にできる」ということは、その金額だけ、所得を少なく計算できるということです。すなわち納める所得税を少なくできます(節税できるということ)。

※ちなみに専従者として認められた場合には、支払給与額が必要経費として認められますが、青色、白色関係なく扶養控除が認められなくなります。従って、専従者とするかどうかは、どちらが所得税の計算上有利になるのか検討しましょう。

専従者を認めてもらうためには、後に説明する特別な手続きが必要です。検討の結果、仮に扶養控除の方が有利な場合には、青色申告を選択しても、特別控除などのメリットだけ受け取り、専従者の手続きはしないことが、節税の点からは有利ということです。

③30万円未満の減価償却資産は一括して必要経費にできること

青色申告を選択した場合には、中小企業者(常時使用する従業員が1,000人以下の個人)が、30万円未満の減価償却資産を取得した場合には、全額を取得した期の必要経費にすることができる制度があります。

白色申告を選択した場合であっても減価償却は行う必要があります(支出額の全てをその期の経費とすることはできません)。

1つ30万円未満となる減価償却資産は、机や棚などの備品や、PC、Officeソフト、ファックスなど様々。

これらを全て購入した期の経費にできるということです。

これに対して、白色申告の場合にはこのようなメリットはありません。

④一括貸倒引当金を必要経費にできること

貸倒引当金とは、事業で商品などを販売して発生した売掛金や受取手形などの債権に対して、得意先の倒産などの結果、これらの債権が回収できない場合に備えて、事前に計上しておく費用のことをいいます。

貸倒引当金のうち、債権金額に対して一定の率を乗じて計算したものを「一括貸倒引当金」といいます。

事業所得が発生する個人事業主やフリーランスは、青色申告を選択していれば、債権金額の5.5%までを一括貸倒引当金として計上することで、必要経費として認められます(ただし、金融業を営む場合は3.3%になります)。

一方で、白色申告(通常の申告)の場合にはこのようなメリットは得られません。

以上から、年末の債権残高が多額になる場合には、青色申告を選択することでメリットが生じます。

⑤赤字の繰り越しと繰り戻しができること

繰り越し」とは、過年度に発生した純損失(赤字)を持ち越して、翌年以降の利益(黒字)と相殺できることをいいます。

青色申告を選択した個人事業主やフリーランスは、赤字を翌年以降3年間、持ち越すことができます。

すなわち、赤字になった年から3年後までの黒字と相殺して所得税を計算できる、ということです(すなわち、相殺した金額だけ節税できるということ)。

次に「繰り戻し」とは、赤字になった年度の確定申告において、過年度が黒字であった場合には、その黒字と今年度の赤字とを実質的に相殺した結果、前年度に納めた所得税が還付(かんぷ)される(お金が戻ってくる)ことをいいます。

前年も青色申告を選択していた個人事業主やフリーランスであれば、前年が黒字で当年が赤字である場合に、赤字の繰り戻しを行うことで、相殺分の税金はお金が戻ってくる、ということです。

こちらの赤字の繰り戻しは、3年間ではなく、前年の黒字と当年の赤字、という場合のみ有効です。

赤字の繰り越しと繰り戻しの説明は以上の通りです。

事業が安定せず、赤字と黒字を繰り返すような場合には、非常に大きなメリットを得ることができます。

もちろん白色申告では、このようなメリットは得られません。

(3)青色申告のデメリット

以上の通り、青色申告を選択すると、通常の申告よりも税金の点で大きなメリットを得られます。

しかし、冒頭に述べた通り、青色申告を選択すると事務処理上の負担がかかる、というデメリットも同時に発生します。

仮に事務の仕事経験がある個人事業主やフリーランスであれば、デメリットと言うほどのことではないでしょう。

しかし事務処理が得意でない方にとっては、これらのデメリットは青色申告を選択する際の大きな壁、となりうる可能性があります。

このデメリットですが、分類すると、次の3点に分けることができます。

①複式簿記で帳簿記帳すること

白色申告の場合には、単式簿記(家計簿と同じ方法)で記帳すれば事足ります。

しかし、青色申告を行う場合で、大きなメリットを得るには、「複式簿記」という方法で日々の取引を記帳しなければなりません。

複式簿記は、日商簿記検定などの学習を通じて習得できますが、個人事業主、フリーランス自身が複式簿記を知らなければ、これから習得するか、もしくは人を雇うか会計事務所に記帳を依頼するしかありません。

※最近は、「会計freee」など、より簡単に複式簿記の記帳が行えるサービスが登場してきました(無料プランも存在します)。簿記に詳しくない方でも、これらのツールを利用すれば割とすんなりと記帳できてしまうかもしれません。

②帳簿の保存

青色申告を行う場合には、確定申告書類や日々の記帳記録は、7年間(書類によっては5年間)、保存しておかなければなりません。

③青色申告選択時の書類提出

青色申告を選択して確定申告する場合には、後ほど説明する「所得税の青色申告承認申請」の手続きを行う必要があります。

また、上記に説明したメリットのうち、青色専従者給与を必要経費にする場合には、「青色事業専従者給与に関する届出」の手続きを別途行わなければなりません。

従って、青色申告を行いたい個人事業主、フリーランスはこれらの手続きについて情報を入手し、書類に必要事項を正確に記入して、提出期限までに提出しなければなりません。

2.開業時に青色申告を選択する場合の手続き

以上、青色申告のメリットとデメリットについて解説しました。

いかがでしょう。青色申告を選択するメリットがデメリットを上回りましたでしょうか?

上記で説明したメリットは、事業スタート(開業時)時には資金が少ないが、一方で仕事は順調のため利益(所得)が発生し、税金を少なくするために節税したい、という個人事業主やフリーランスには特に大きなメリットになりえます。

そこで次に、開業時(開業した年の確定申告)に、青色申告を選択したい個人事業主とフリーランスの方向けに、その手続きの方法について説明します。

(1)所得税の青色申告承認申請手続

「青色申告を選択します」という個人事業主、フリーランスの「意思」を国に伝えるための書類です。

従って、青色申告を選択する場合には必ず提出する書類になります。

開業時に青色申告を選択したい場合には、「所得税の青色申告承認申請書」という書類に必要事項を記入して、事業開始日から2か月以内に、納税地の所轄税務署へ提出します。

(2)青色事業専従者給与に関する届出手続

上記で説明したメリットのうち、青色専従者給与を必要経費にしたい場合に行う手続きです。

開業時に青色専従者給与を必要経費にしたい場合には、「青色事業専従者給与に関する届出書」という書類に必要事項を記入して、必要経費に算入しようとする年の3月15日まで(その年の1月16日以後に開業した人や新たに専従者がいることとなった人は、その開業の日や専従者がいることとなった日から2ヶ月以内)に、納税地の所轄税務署へ提出します。

(3)開業手続きを簡単に行う方法

以上が開業時に青色申告を行う場合の手続きになります。

これだけの書類だけで青色申告は行えますが、開業手続きにはその他にも様々な書類が存在します。

開業手続きとは、ビジネスの最初のステップです。誰もが「つまずきたくない」と思うことでしょう。その一方で「面倒な手続きは早く終わらせてビジネスに専念したい」という気持ちも同時に抱きます。

そこで開業手続きを簡単に行うためには、利用料無料のサービス「開業freee」の使用をお勧めします。

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