2022年改正|電子帳簿保存法の社内ルール運用の実務ポイントを解説(考察あり)

会計帳簿データを保存している沢山のデバイス

記事最終更新日:2022年2月27日
記事公開日:2022年2月20日

2022年度の電子帳簿保存法の改正に伴い、会計帳簿の電子化が話題になっています。

リモートワークが一般化した現在においては、業務効率化の観点から導入したいと考えている企業は多いと思います。

そこで本記事では、電子帳簿保存法を運用する上でのポイントについて、会計上・内部統制上の観点から解説します。

他の記事にはない、フリーランス実務家会計士の独自視点による考察も加えています。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、情報化社会に対応し、国税の納税義務の適正な履行を確保しつつ納税者等の国税関係帳簿書類の保存に係る負担を軽減する目的で制定された法律をいいます。

正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」です。

施行日は、平成十年(1998年)。20年以上経過した法令ですが、昨今のコロナ禍によるリモートワーク(在宅勤務)普及に伴い最近のトレンドワードになっています。

改正点

「経済社会のデジタル化」が促進されたことに伴い、令和3年度の税制改正によって電子帳簿保存法の改正等が行われました。当該改正は令和4年1月1日から施行開始となっています。

「税務署長による電子帳簿化の事前承認制度の廃止」「優良な電子帳簿の要件を満たした場合の過少申告加算税の軽減措置の整備」「タイムスタンプや検索などに関する電子帳簿の保存要件の緩和」などが主な改正点になっています。

法令上の留意点

留意点は次の通りです。

3区分に分けて検討

電子帳簿保存法は、大きく3区分に分けて規定されており、保存要件が異なるため、これらの区分毎に検討します。

(区分①)電子帳簿等保存

正規の簿記の原則に従って記録された帳簿データをいいます。

取引年月日、取引金額、取引先といった項目により検索できることが条件になっています。左記情報を規則的に含めて命名したファイルをフォルダに保管する方法や、エクセルファイルで記録簿を作成しておく方法によって対応できます。

国税庁の「電子帳簿保存法1問1答」に詳細が分かりやすく載っているため参考にすれば対応できるはずです。

その他の留意点として、会計データの対象範囲があります。例えば、会計データのうち、販売データや仕入データについては連携した販売・仕入業務システムと連携した「月次でまとめた集計データ」として会計システムに反映されている場合には、会計システム上のデータだけでは個別取引が検索できないことから、「販売システムや仕入システム、及び関連マスタDB」も電子帳簿保存法の対象に含める必要があります。

この点も国税庁のHPに事例として掲載されているため参考にしましょう。

(区分②)スキャナ保存

自社発行や取引先からの授受に関わらず紙媒体の会計関係書類をいいます。

スキャナ保存の留意点として「タイムスタンプ」があり、保存要件として「一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプ」を付すことが規定されています。

しかし、例えばクラウドサービスなどによって「訂正削除履歴が残る(もしくは訂正削除できない)」機能を有したシステムを利用した場合には、タイムスタンプの付与に代替できます。

といっても訂正削除の訂正削除時の時刻が残る機能だけでは代替できません。ワークフローをはじめとするシステム選定は後述する運用上のポイントと併せて留意する必要があります。

(区分③)電子取引

スキャナ保存で例示した取引先からの書類を、紙媒体ではなく電子データとして授受した場合が該当します。

スキャナ保存と同様、タイムスタンプが留意点になります。

タイムスタンプ以外の代替も存在し、スキャナ保存で紹介した「訂正削除履歴が残る(もしくは訂正削除できない)」機能を有したシステム利用以外にも、「正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規定」を定めて運用する方法などもあります。

運用上のポイント

電子帳簿保存法の運用上のポイントを内部統制上の視点から解説します。

※ポイントの例示であって網羅ではありませんのでご留意ください。

法令の理解

法律・施行令・施行規則が存在します。法律に定義が示され、施行規則に上述した具体的な要件などを定めています。

ただし、他の法令と比較しても「ものすごく読みにくい」部類に入ります。法令だけ読んでも、まず理解できません。

国税庁の電子帳簿保存法のサイトにある「改正点」や概要、3種類の1問1答などを読むとともに、下に掲載した弥生会計のサイト情報を読むとポイントが把握できます。

3区分と電子帳簿保存法(法律)の対応関係は次の通り。

コロナ支援金

コロナ禍に伴うリモートワーク対応ということでコロナ関係の支援金の対象になり得ます。

システムの選定

保存要件を満たすかどうか以外にも、内部統制やセキュリティ視点から利用するシステムを選定する必要があります。

まとめ

以上、電子帳簿保存法を解説しました。

会計帳簿の電子化は、様々な意識改革が行われる可能性のあり、やりがいのある取り組みだと思います。

辛口コメントもありますが、参考にして頂けると幸いです。

最後までお読みいただきありがとうございました。

参考文献

  • ・電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律(平成十年法律第二十五号)
  • ・電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行令(令和三年政令第百二十八号)
  • ・電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則(平成十年大蔵省令第四十三号)

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著者情報

須藤恵亮(すとうけいすけ)

フリーランス公認会計士。1人で「PDCA会計」を企画・開発・運営。

中央青山監査法人で会計監査、事業会社2社でプレイングマネジャーとして管理業務全般及びIPO準備業務に携わる。

現在は派遣・契約社員等として働きながら、副業的に「PDCA会計」の執筆やアプリ開発等コツコツ活動しています。

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